Adatkezelési tájékoztató

1 Az adatkezelő

Adatkezelő

Noviram Digital Korlátolt Felelősségű Társaság

Székhely

1068 Budapest, Városligeti fasor 24.

Cégjegyzékszám

01-09-459181

Adószám

33101787-2-42

Képviseli

Czine Christopher József ügyvezető

E-mail (adatvédelmi ügyekben is)

info@noviram.com

Honlap

https://noviram.com

(a továbbiakban: Adatkezelő)

Adatvédelmi kérdésekben a fenti e-mail-címen fogadunk megkereséseket. Az adatvédelmi tisztviselő kijelölésének szükségességét a tényleges adatkezelések alapján az élesítés előtti felülvizsgálatban kell megerősíteni.

2 Alapelvek, fogalmak

2.1. Az Adatkezelő a személyes adatokat jogszerűen, tisztességesen és átláthatóan, meghatározott célból, a cél eléréséhez szükséges mértékben és ideig, pontosan, valamint megfelelő biztonsági intézkedések mellett kezeli (GDPR 5. cikk).

2.2. Személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre (érintett) vonatkozó bármely információ. Adatkezelés: a személyes adatokon végzett bármely művelet (gyűjtés, tárolás, felhasználás, továbbítás, törlés stb.). Adatfeldolgozó: aki az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel.

2.3. Az Adatkezelő szolgáltatásai üzleti ügyfeleknek szólnak; az Adatkezelő 16. életévét be nem töltött személyek adatait tudatosan nem gyűjti.

3 Az egyes adatkezelések

3.1. Önkéntes üzleti megkeresés és e-mailes kapcsolatfelvétel

Kezelt adatok

név, e-mail-cím, önkéntesen megadott telefonszám és cégnév, projektösszefoglaló és kapcsolódó strukturált üzleti tények (például szolgáltatási érdeklődés, iparág, cél, probléma, időzítés), számított minősítés, nyelv, beküldés ideje és forrásoldala

Cél

a kért üzleti kapcsolatfelvétel, a projektigény megértése, emberi áttekintés, válaszadás és ajánlat előkészítése; nem hírlevél-feliratkozás

Jogalap tervezete

a korábbi tájékoztató szerinti GDPR 6. cikk (1) b) — szerződéskötést megelőző lépések az érintett kérésére; céges kapcsolattartónál 6. cikk (1) f) — az üzleti kapcsolat létesítéséhez fűződő jogos érdek. Az új űrlapra és minősítésre való alkalmazhatóság jogi jóváhagyást igényel.

Megőrzés

az új beküldési folyamat, az e-mail-fiók és a levelezési szolgáltató végleges törlési szabályai jóváhagyásra várnak; szerződéskötés esetén a 3.2–3.3. pont is irányadó. A korábbi, általános megkeresésekre megjelölt egyéves időtartam az új folyamatra nem tekinthető automatikusan jóváhagyottnak.

A vállalati AI-beszélgetés önmagában nem küld e-mailt. A látogató a megkeresést ellenőrizheti és javíthatja, majd az „Elküldöm a Noviramnak” gombbal kifejezetten beküldi. A szerver a megadott kapcsolatfelvételi adatokat és a tömör üzleti összefoglalót a beállított SMTP-szolgáltatón keresztül Noviram kijelölt üzleti e-mail-címére továbbítja (alapértelmezetten: info@noviram.com). A teljes beszélgetési napló nem része a kiküldött levélnek.

Az élő küldés visszaigazolása azt jelzi, hogy az SMTP-szolgáltató átvette az üzenetet; a címzett postafiókjába kerülését vagy elolvasását nem igazolja. A külön jelölt tesztüzemmód (EMAIL_MODE=mock) nem küld e-mailt. A másolás és az e-mail-program megnyitása külön, önkéntes tartalék lehetőség. Az űrlap az AI használata nélkül is elérhető.

Az űrlap külön megadott kapcsolati mezői és szerkesztett összefoglalója az oldal nyitvatartása alatt a memóriában maradnak, nem kerülnek külön a böngésző tartós tárolójába. A korábban az AI-beszélgetésbe írt tények az asszisztens munkamenetében továbbra is szerepelhetnek.

3.2. Szerződéses partnerek és kapcsolattartóik adatai

Kezelt adatok

a szerződő fél, illetve kapcsolattartója neve, beosztása, e-mail-címe, telefonszáma; a szerződés teljesítésével összefüggő kommunikáció

Cél

a szerződés megkötése, teljesítése, kapcsolattartás, igényérvényesítés

Jogalap

GDPR 6. cikk (1) b) — szerződés teljesítése (természetes személy szerződő fél esetén); 6. cikk (1) f) — jogos érdek (céges kapcsolattartók adatai, igényérvényesítés)

Megőrzési idő

a szerződés megszűnésétől számított 5 év (általános elévülési idő, Ptk. 6:22. §)

3.3. Számlázás

Kezelt adatok

számlázási név, cím, adószám, a számla kötelező adattartalma

Cél

számviteli és adójogi kötelezettségek teljesítése

Jogalap

GDPR 6. cikk (1) c) — jogi kötelezettség teljesítése (Áfa tv. 169. §, Számv. tv. 169. §)

Megőrzési idő

a Számv. tv. 169. § (2) bekezdése szerint 8 év

3.4. Hírlevél

A jelen kiadásban nincs működő hírlevélküldő vagy feliratkozást rögzítő háttérrendszer. Üzleti megkeresés beküldése nem jelent marketing-hozzájárulást. Hírlevél bevezetése előtt annak külön adatkezelését és szükséges hozzájárulását rendezni kell.

3.5. A honlap működtetése, szerver-naplózás

Kezelt adatok

az alkalmazás minimális technikai naplóiban kérésazonosító, útvonal, nyelv, állapotkód, válaszidő, hibakategória, AI-modell és használati mennyiség szerepelhet; teljes üzenet, kapcsolatfelvételi adat és teljes beszélgetés nem kerül szándékosan az alkalmazásnaplóba. A sebességkorlátozó a kapcsolódó hálózati címet átmenetileg a szerver memóriájában használja. A kiválasztott tárhely vagy hálózati szolgáltató ettől eltérő technikai hozzáférési naplókat is kezelhet.

Cél

a honlap biztonságos és rendeltetésszerű működtetése, hibák és visszaélések felderítése

Jogalap tervezete

GDPR 6. cikk (1) f) — a szolgáltatás biztonságához fűződő jogos érdek; a konkrét naplózáshoz igazítva felülvizsgálandó

Megőrzés

az alkalmazás- és infrastruktúra-naplók megőrzési idejét, hozzáféréseit és törlését a tárhely kiválasztása után, élesítés előtt kell véglegesíteni; a korábbi általános 30 napos leírás nem bizonyítja az új környezet beállításait

3.6. Panaszkezelés

Kezelt adatok

a panaszos neve, elérhetősége, a panasz tartalma, az arra adott válasz

Cél

a panasz kivizsgálása és megválaszolása

Jogalap

GDPR 6. cikk (1) c) — jogi kötelezettség (fogyasztói panasz esetén Fgytv. 17/A. §); egyébként 6. cikk (1) f) — jogos érdek

Megőrzési idő

fogyasztói panasz esetén 5 év (Fgytv. 17/A. § (7)); egyébként az elévülési idő

3.7. Noviram AI, vállalati Projektasszisztens és Lead Engine demó

Az AI használata önkéntes. A beírt üzeneteket, a beszélgetés releváns előzményeit és az abból kinyert strukturált adatokat a böngésző Noviram szerveroldali API-jának küldi. Élő AI-üzemmódban a szerver az OpenAI Responses API-ját használja az üzenetek értelmezésére, a projekt- vagy szolgáltatási tények kinyerésére és válasz előkészítésére. Az űrlapon külön megadott kapcsolatfelvételi adatok küldése nem igényel új OpenAI-hívást; ha ilyen adatot a látogató magába az AI-beszélgetésbe ír, az az üzenet részeként feldolgozásra kerülhet.

A minősítési pontszámot és a következő javasolt rendszerlépést a szerver alkalmazásszabályai számítják ki. A cél az üzleti igény rendszerezése és a következő hasznos kérdés vagy emberi egyeztetés előkészítése. A minősítés nem szerződéses döntés, nem hitelbírálat és nem keletkeztet szolgáltatásra vagy időpontra jogosultságot. A személyes adatokhoz kapcsolható automatizált értékelés profilalkotásnak minősülhet; a GDPR szerinti besorolást és az esetleges hatásvizsgálat szükségességét jogilag felül kell vizsgálni. Az alkalmazás nem hoz joghatással vagy hasonlóan jelentős hatással járó végleges döntést.

A vállalati beágyazott és lebegő asszisztens közös böngészőmunkamenetet használ. A Lead Engine HVAC demója külön munkamenet: a példaként megadott igények feldolgozhatók az AI-val, de a demó nem küld valódi HVAC-érdeklődőt, nem indít SMS-t, nem továbbít adatot CRM-be, és nem foglal valódi naptáridőpontot. A termékoldal külön üzleti kapcsolatfelvételi lehetősége nem küldi el a HVAC-demó adatait.

Az OpenAI-kérésekben store: false szerepel: az alkalmazás nem kéri a válaszok későbbi API-lekérés céljából történő tárolását. Ez nem jelent teljes szolgáltatói adatmegőrzés-mentességet; visszaélés-megelőzési naplózás és más szolgáltatói adatkezelés az OpenAI feltételei és a vállalati projekt tényleges beállításai szerint történhet. Részletek: OpenAI API adatkezelési beállítások. A beállítások és szerződéses garanciák végleges ellenőrzése élesítés előtti feladat.

A külön jelölt helyi AI-tesztüzemmódban az értelmezés OpenAI-hívás nélkül történik. Az AI-adatkezelés pontos jogalapja, az egyes adatkezelők és adatfeldolgozók szerepe, valamint a megőrzési szabályok az élesítés előtti jogi felülvizsgálat részei. Ne adjon meg bizalmas vagy különleges személyes adatot.

3.8. Az adatszolgáltatás önkéntes, de a szükséges elérhetőség hiányában a megkeresést nem tudjuk megválaszolni. A jogos érdekre alapított adatkezelésekhez a tényleges folyamatokra vonatkozó érdekmérlegelést dokumentálni kell; e tervezet nem állítja, hogy az új folyamatokra ez már elkészült. Az érintett jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen tiltakozhat (GDPR 21. cikk).

4 Címzettek, adatfeldolgozók

4.1. A személyes adatokat a Noviram jogosult munkatársai a megkeresés kezeléséhez szükséges mértékben ismerhetik meg. Az alábbi táblázat a megvalósított adatfolyamokat és a még megerősítendő szolgáltatói adatokat különíti el:

4.2. Az Adatkezelő személyes adatot hatóság, bíróság részére kizárólag jogszabályon alapuló, hivatalos megkeresésre továbbít. Az adatokat az Adatkezelő harmadik személynek marketingcélra nem adja át, és nem értékesíti.

5 Adattovábbítás harmadik országba

5.1. Az OpenAI, a betűtípus-szolgáltató, valamint a kiválasztott tárhely- és e-mail-szolgáltató az Európai Gazdasági Térségen (EGT) kívül is kezelhet adatot. Az új éles szolgáltatói körre vonatkozó országokat és a GDPR V. fejezete szerinti adattovábbítási mechanizmust élesítés előtt dokumentálni kell. A megfelelő garancia lehet az adott címzettre alkalmazható megfelelőségi határozat vagy általános szerződési feltétel (SCC), szükség esetén további intézkedésekkel; e tervezet nem állítja, hogy valamelyik már igazoltan alkalmazható minden szolgáltatóra. Az igazolt garanciákról az info@noviram.com címen kérhető tájékoztatás.

6 Adatbiztonság

6.1. A kiadás szerveroldali kulcskezelést, bemenetellenőrzést, méret- és kérésgyakoriság-korlátokat, kijelölt e-mail-címzettet, valamint adatminimalizált alkalmazásnaplózást alkalmaz. Éles üzemhez HTTPS, szűkített hozzáférések és megfelelő titokkezelés szükséges. A tárhely, postafiók, hozzáférés-védelem, biztonsági mentés és szervezési intézkedések tényleges beállítását Noviramnak a GDPR 32. cikke szerinti kockázatokhoz igazítva, élesítés előtt ellenőriznie kell.

6.2. Adatvédelmi incidens esetén az Adatkezelő a GDPR 33–34. cikke szerint jár el: az incidenst nyilvántartja, a kockázattal járó incidenst indokolatlan késedelem nélkül, lehetőség szerint 72 órán belül bejelenti a felügyeleti hatóságnak, a magas kockázatú incidensről pedig az érintetteket is tájékoztatja.

7 Az érintettek jogai

Az érintett az info@noviram.com címen bármikor gyakorolhatja az alábbi jogait. Az Adatkezelő a kérelmet indokolatlan késedelem nélkül, de legfeljebb a beérkezéstől számított egy hónapon belül teljesíti (ez a határidő indokolt esetben, tájékoztatás mellett két hónappal meghosszabbítható). A joggyakorlás díjmentes, kivéve az egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó kérelmeket.

• Hozzáférés (15. cikk): visszajelzést kérhet arról, hogy folyamatban van-e adatainak kezelése, és másolatot kérhet a kezelt adatokról.
• Helyesbítés (16. cikk): kérheti a pontatlan adatok helyesbítését és a hiányos adatok kiegészítését.
• Törlés — „elfeledtetés” (17. cikk): kérheti adatai törlését, ha pl. az adatkezelés célja megszűnt, hozzájárulását visszavonta, vagy az adatkezelés jogellenes. A törlés nem teljesíthető, ha az adatkezelést jogszabály írja elő (pl. számviteli megőrzés) vagy az jogi igények érvényesítéséhez szükséges.
• Korlátozás (18. cikk): kérheti az adatkezelés korlátozását, pl. az adatok pontosságának vitatása esetén, a pontosság ellenőrzésének idejére.
• Adathordozhatóság (20. cikk): a hozzájáruláson vagy szerződésen alapuló, automatizált módon kezelt adatait tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkaphatja, illetve kérheti azok továbbítását másik adatkezelőnek.
• Tiltakozás (21. cikk): a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozhat; közvetlen üzletszerzési célú adatkezelés ellen korlátozás nélkül.
• Hozzájárulás visszavonása (7. cikk): a hozzájáruláson alapuló adatkezeléshez adott hozzájárulását bármikor visszavonhatja; a visszavonás a korábbi adatkezelés jogszerűségét nem érinti.

8 Jogorvoslat

8.1. Az érintett javasolt első lépésként az Adatkezelőhöz fordulhat az info@noviram.com címen — a panaszokat az Adatkezelő soron kívül kivizsgálja.

8.2. Az érintett panaszt tehet a felügyeleti hatóságnál:

Hatóság

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)

Cím

1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.

Postacím

1363 Budapest, Pf. 9.

Telefon

+36 (1) 391-1400

E-mail / web

ugyfelszolgalat@naih.hu · naih.hu

8.3. Az érintett bírósághoz is fordulhat (GDPR 79. cikk, Infotv. 23. §); a per — az érintett választása szerint — a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható.

9 Böngészőtárolás és sütik

9.1. A honlap kódja nem állít be analitikai vagy marketingcélú sütit. A sessionStorage és a localStorage böngészőtárolók, nem sütik. A funkcionális tárolás célja a beszélgetés folytonossága és a látogató nyelvválasztásának megőrzése.

sessionStorage

noviramCorporateAgentSession: a vállalati asszisztens beszélgetésének rövid előzményei, strukturált állapota és munkamenet-azonosítója; a beágyazott és lebegő felület közösen használja. noviramLeadEngineHvacSession: a külön HVAC-demó állapota. A beszélgetési előzmény kliensenként legfeljebb 14 bejegyzés; az újrakezdés törli az adott beszélgetést. A böngésző a lapmunkamenethez köti a tárolást; munkamenet-visszaállításkor a böngésző korábbi adatokat is helyreállíthat.

localStorage

noviramLang: a HU/EN nyelvválasztás a böngészőben, amíg a látogató felül nem írja vagy a webhelyadatok törlésével el nem távolítja. Nem hirdetési azonosító. Kifejezett URL-nyelvparaméter elsőbbséget élvez; böngészőnyelv-felismerés nincs.

9.2. A látogató a böngésző webhelyadat-kezelésében törölheti a tárolást. A böngészőbeli törlés nem törli a már kifejezetten elküldött e-mailt vagy a szolgáltatói nyilvántartásokat; ezekkel kapcsolatban a 7. pont szerinti kérelem nyújtható be. Az alkalmazás nem épít saját, tartós beszélgetés-adatbázist; az átmeneti szerveroldali feldolgozás, szolgáltatói adatkezelés és a beküldött e-mail ettől külön adatfolyam.

9.3. Nincs Google Analytics, Meta Pixel, Hotjar vagy más hozzáadott analitikai/hirdetési követés. Ilyen, nem feltétlenül szükséges technológia jövőbeli bevezetése előtt a tájékoztatót és a hozzájárulás-kezelést felül kell vizsgálni, és a szükséges hozzájárulás-kezelést az aktiválás előtt kell megvalósítani. A jelen kiadás az AI miatt önmagában nem ad hozzá általános cookie-bannert.

10 A Szolgáltató mint adatfeldolgozó

10.1. Amennyiben az Adatkezelő az ügyfelei részére olyan AI-rendszereket üzemeltet (pl. chatbot, elhagyottkosár-automatizáció, ügyfél-utánkövetés), amelyek az ügyfél saját vásárlóinak, felhasználóinak személyes adatait kezelik, e tekintetben az adatkezelő az ügyfél, a Noviram Digital Kft. pedig adatfeldolgozóként jár el a GDPR 28. cikke szerint. Ilyen esetben a Felek írásbeli adatfeldolgozási megállapodást (DPA) kötnek, és a Noviram Digital Kft. az adatokat kizárólag az ügyfél dokumentált utasításai szerint kezeli, al-adatfeldolgozót csak az ügyfél előzetes engedélyével von be, és a megbízás megszűnésekor az adatokat az ügyfél választása szerint visszaszolgáltatja vagy törli.

11 A tájékoztató módosítása

11.1. Az Adatkezelő a jelen tájékoztatót jogosult módosítani, különösen jogszabályváltozás vagy az adatkezelési gyakorlat változása esetén. A mindenkor hatályos tájékoztató a honlapon érhető el; lényeges módosításról az Adatkezelő a honlapon feltűnő módon, szerződéses partnereit e-mailben is tájékoztatja.